Strumenti digitali invece della carta
Avviare un ufficio senza carta richiede una condotta di cambiamento preparato, spiegato e seguito.
Nonostante la crescita di tale influsso, alcuni dipendenti non saranno a favore di eliminare la carta anche per la riluttanza verso la tecnologia o la paura di perdere le abitudini relative alla carta. Oggi, gli strumenti a disposizione sono sviluppati con il concetto di utente al centro, aumentando la facilità e replicando l’esperienza della carta (girare le pagine sullo schermo, scrivere e scarabocchiare su un documento e facilmente passare a un file a più pagine).
La formazione per supporti cartacei è essenziale. Spiegare i vantaggi del passaggio al digitale e dei guadagni per tutti è un passo fondamentale per il successo della dematerializzazione in modo che gli utenti rapidamente si approprino del nuovo strumento.
Per facilitare l’approccio di implementazione, il tono e la visione senza carta può venire dal vertice dell’organizzazione.
Infatti, servizi digitali sempre più generali di amministrazione e indicazioni di consigli danno l’esempio tra i propri strumenti di consulenza privi di documenti (portali di bordo) per gestire le informazioni, organizzare incontri e collaborare in modo efficace e sicuro, il tutto senza carta.
Un portale senza carta può semplificare l’intero processo di gestione di preparazione e di incontri. A monte, si crea un ordine del giorno, si va a allegare i documenti richiesti e a inviare queste informazioni direttamente tramite la piattaforma (senza il costo o il tempo necessario per posizionare o messenger sicuro …). La copertura è così accessibile in modo sicuro e senza limiti da parte degli amministratori, a prescindere dalla loro ubicazione geografica. Questo processo riduce il personale e lascia più tempo agli amministratori per preparare l’incontro.
Tutti i dati sono memorizzati in un unico spazio e online in tutta sicurezza e con una tavoletta, piccola e leggera,e i partecipanti la possono portare in giro con loro, visualizzare e annotare (con elettronica post-it o scrittura a mano e mettendo in evidenza ) tutti gli elementi della riunione ed essere sempre aggiornati con le ultime notizie avendo la possibilità di rivedere tutte le informazioni quando vogliono e con un pratico strumento per la ricerca anche all’interno di archivi con o senza connessione a internet, gli amministratori sono meglio preparati per le decisioni più veloci e più efficaci duranti gli incontri.