Come scegliere il telefono per l’ufficio

Per aumentare la produttività e l’efficienza aziendale servono gli strumenti giusti, come ad esempio il telefono. Sono passati circa centocinquant’anni dalla sua invenzione, ma il telefono continua ancora oggi ad essere lo strumento di comunicazione più importante e utilizzato. In un ufficio, avere il telefono “giusto” è molto importante per riuscire a trasmettere nel modo più corretto le informazioni, guadagnando in termini di produttività e rapidità di esecuzione delle mansioni.

Ma come si fa a scegliere un telefono? Bisogna anzitutto rispondere ad alcune domande:

1. chi userà il telefono? Si tratta di una persona giovane e con una certa dimestichezza con la tecnologia oppure di un over 50 poco avvezzo all’utilizzo di strumenti avanzati? La persona che lo userà lavorerà alla scrivania o si sposterà mentre lavora? Potrà tenere la cornetta o avrà bisogno di mani libere per fare altre operazioni (esempio scrivere alla testiera)?
2. quali funzionalità sono indispensabili? Serve ad esempio solo uno strumento di ricezione delle chiamate o anche trasferimento, inoltro di chiamata, segreteria, fax online, ricezione delle e-mail sul telefono etc.?
3. qual’è il budget di cui si dispone?
4. Dove verrà posizionato l’apparecchio telefonico? C’è spazio a sufficienza sulla scrivania? Ci sono prese nei dintorni?

Dopo aver risposto a queste domande, si può scegliere il telefono più indicato. Di seguito, vi elenchiamo alcune alternative possibili:

• telefono fisso tradizionale: si tratta della soluzione più semplice, ma anche della meno versatile e più costosa. Una linea telefonica analogica ha un costo elevato senza offrire molto di più della linea stessa. Alcuni modelli più evoluti hanno anche il fax e la stampante incorporata. Si distingue tra telefoni fissi e telefoni cordless (con cornetta senza fili)
• telefono VoIp: i telefoni VoIP sono molto più versatili e funzionali dei telefoni tradizionali. Anche se all’apparenza sono simili, in realtà i telefoni VoIP sono molto più sofisticati, flessibili e scalabili. I dispositivi permettono di configurare più linee telefoniche e hanno opzioni avanzate come il trasferimento di chiamata, l’inoltro, la chiamata in attesa, la risposta automatica… La maggior parte di questi telefoni ha anche un minibrowser per la navigazione sul web e una suite di app e utilities di vario genere. Esistono sia telefoni VoIP fissi che cordless ed entrambe le tipologie possono essere collegate ad un centralino virtuale.
• Videotelefono: il videotelefono è utile per manager e figure executive che hanno bisogno di fare riunioni e meeting a distanza. Oggi lavorare con clienti o colleghi dall’altra parte del mondo è la norma, e con un videotelefono diventa semplice comunicare anche senza spostarsi. Ricordiamo che molti telefoni VoIP sono predisposti per l’utilizzo con webcam ed hanno schermi che permettono di effettuare videochiamate e call conference.
• Cellulare: oggi nessun professionista può rinunciare ad un cellulare con cui essere reperibile anche mentre si muove o viaggia. Con gli smartphone, inoltre, si può leggere in tempo reale l’e-mail, accedere ad un account VoIP, magari lo stesso configurato sul proprio telefono fisso in ufficio, scaricare documentazione da un archivio cloud e così via.
• Postazione centralino: si tratta di un telefono con un numero elevato di tasti per gestire un traffico telefonico elevato e smistare le chiamate in entrata. Per creare una postazione operatore può bastare anche un telefono VoIP con modulo di espansione (tastiera aggiuntiva).

Dopo aver pensato alle caratteristiche tecniche e al tipo di utilizzo, non dimenticate il design: se il telefono dovrà comparire in un luogo visibile ai clienti o in un ufficio “di rappresentanza” (ad esempio nell’ufficio dell’Amministratore delegato) si dovrà scegliere un apparecchio che abbia anche caratteristiche d’arredo.